GDPR COMPLIANT // Účinnost od: 1. ledna 2025

1. Úvodní informace

Společnost ALVILA SYSTEMS s. r. o. („my“, „naše“ nebo „nám“) respektuje soukromí svých uživatelů („vy“ nebo „vaše“). Tyto zásady vysvětlují, jak shromažďujeme, používáme, poskytujeme a chráníme vaše osobní údaje v souvislosti s používáním našich webových stránek a platform bezpecnavina.cz a reagovat.cz („Služby“).

Tyto zásady jsou vydané v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a aplikovatelným českým právem.

2. Správce a kontaktní údaje

Správcem vašich osobních údajů je společnost ALVILA SYSTEMS s. r. o., se sídlem Křemencova 178/10, 110 00 Praha 1, IČO: 28972384, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze.

Kontaktní e-mail pro dotazy k ochraně osobních údajů: pomoc@reagovat.cz.

3. Jaké údaje zpracováváme

Osobní údaje obsažené ve vloženém textu platforma před analýzou automatizovaně nahrazuje zástupnými identifikátory (anonymizace). Převodní klíč (mapování zástupka - skutečný údaj) je do vyzvednutí uživatelem uložen v šifrované podobě, a to nejdéle po dobu 7 dnů. Po vyzvednutí, nebo po marném uplynutí této doby, se mapování z našich systémů maže a klíč zůstává pouze u uživatele; nelze jej získat znovu. Podrobnosti k předávání poskytovatelům AI jsou v části 6.1. Anonymizace je automatizovaný proces a u atypicky zapsaných údajů nemusí být úplná; uživatel může citlivé údaje z textu odstranit již před vložením.

• Účetní a fakturační údaje: jméno a příjmení, fakturační adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo a případné IČO/DIČ uvedené při objednávce, a to za účelem vystavení faktury a splnění účetních povinností.
• Údaje o objednávce: informace o objednaném produktu nebo službě, stav platby, datum aktivace přístupu.
• Platební údaje: platby probíhají bankovním převodem nebo QR kódem; čísla platebních karet neukládáme ani nezpracováváme.
• Údaje ke konzultacím: při rezervaci konzultace může být termín propojen s událostí v Google Kalendáři pro potřeby plánování.
• Identifikační a kontaktní údaje: jméno a e-mail uvedené při registraci nebo komunikaci.
• Technické údaje: IP adresa, prohlížeč, operační systém, uživatelská nastavení.
• Údaje o používání Služeb: logy, aktivita v systému, splněná cvičení.
• Soubory cookie: viz část 9 níže.

4. Účely zpracování

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): správa uživatelských účtů, zpracování objednávky, vystavení faktury, zasílání e-mailů o objednávce a aktivace přístupu ke Službám.
• Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): zpracování fakturačních a účetních údajů vyžadované účetními a daňovými předpisy (zákon č. 563/1991 Sb.; faktury uchováváme 10 let).
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): zajištění bezpečného a funkčního provozu webu, řešení technických problémů a optimalizace. V oprávněných případech můžeme využít vaše kontaktní údaje k zasílání sdělení o našich obdobných službách, pokud jste naším zákazníkem. Máte právo kdykoliv vznést námitku.
• Na základě souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): využití cookies nebo zasílání obchodních sdělení nad rámec oprávněného zájmu.

5. Doba uchovávání

• Údaje potřebné pro plnění smlouvy uchováváme po dobu jejího trvání a 3 roky poté.
• Fakturační údaje a faktury uchováváme 10 let dle účetních předpisů.
• Údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu po dobu nezbytně nutnou, nejdéle 1 rok od posledního použití Služeb.
• Údaje zpracovávané na základě souhlasu po dobu trvání souhlasu nebo do jeho odvolání.
• Data nedokončené anonymní zkoušky (bez registrace) se automaticky mažou nejpozději do 48 hodin od vytvoření.

6. Příjemci údajů

Vaše údaje mohou být předávány:

• Poskytovatelům technických a hostingových služeb zpracovávajícím údaje na naší straně na základě smlouvy o zpracování údajů.
• Poskytovatelům AI modelů (OpenAI, Anthropic) za účelem generování analytických výstupů; předává se anonymizovaný text, poskytovatelé mají uzavřenou smlouvu o zpracování údajů (DPA) a přenos do USA probíhá v režimu EU-US Data Privacy Framework.
• Společnosti Google LLC (Google Kalendář) v souvislosti s plánováním konzultací; zpracování se řídí doplňkem Google k zpracování údajů.
• Účetním a právním poradcům vázaným mlčenlivostí.
• Orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

Vaše osobní údaje neprodáváme třetím stranám.

6.1 Anonymizace před předáním poskytovatelům AI

Anonymizace vstupního textu je ve výchozím stavu zapnutá. Je-li zapnutá, jsou osobní údaje (jména, kontakty a další identifikátory) ještě před odesláním nahrazeny zástupnými označeními (např. [OSOBA_1]) a poskytovatelům AI modelů se předává pouze takto anonymizovaný text. Klíč k jejich zpětnému doplnění zůstává k dispozici pouze uživateli: třetím stranám se nepředává a neuchováváme jej ani my - po jeho vyzvednutí se mapování z našich systémů maže a nelze jej získat znovu.

Anonymizaci lze ve formuláři vypnout. V takovém případě se text předává poskytovatelům AI modelů v původní podobě, tedy včetně případných osobních údajů. Vypnutí je možné až po výslovném potvrzení prohlášení, že text neobsahuje osobní údaje třetích osob nebo že uživatel má souhlas dotčených osob s jejich zpracováním, a že přebírá odpovědnost za zpracování bez anonymizace. Toto potvrzení včetně jeho znění, verze a času udělení ukládáme jako doklad o uděleném pokynu.

7. Předávání do třetích zemí

Data zpracováváme především v Evropské unii. K předání mimo EU dochází u poskytovatelů AI modelů (OpenAI, Anthropic) se sídlem v USA; přenos probíhá v režimu EU-US Data Privacy Framework, případně na základě standardních smluvních doložek (SCC) podle článku 46 GDPR. Obdobné záruky platí i pro případné předání v rámci služeb Google.

8. Vaše práva

Podle GDPR máte právo:

• na přístup k osobním údajům,
• na opravu nepřesných údajů,
• na výmaz údajů („právo být zapomenut“),
• na omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů,
• vznést námitku proti zpracování, včetně námitky proti přímému marketingu,
• odvolat souhlas se zpracováním, pokud je zpracování na souhlasu založeno.

Svá práva můžete uplatnit na adrese pomoc@reagovat.cz. Odpovíme do jednoho měsíce. Pokud se domníváte, že došlo k porušení GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

9. Soubory cookie

Naše Služby používají soubory cookie. Využíváme:

• Nezbytné cookies: potřebné pro provoz Služeb (např. správa relace, autentizace). Tyto nelze zakázat.
• Funkční cookies: pamatují si vaše předvolby (např. jazyk, barevné schéma).
• Analytické cookies: pomáhají nám pochopit, jak uživatelé Služby používají. Tyto jsou umístěny jen s vaším souhlasem, kde to vyžaduje zákon.

Cookies můžete spravovat nebo smazat prostřednictvím nastavení prohlížeče.

10. Zabezpečení

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před ztrátou, zneužitím a neoprávněným přístupem (HTTPS, řízení přístupů, pravidelné revize).

11. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.

12. Změny a doplňky

Tyto Zásady mohou být aktualizovány. O významných změnách vás budeme informovat prostřednictvím webových stránek nebo e-mailem. Datum poslední aktualizace je uvedené níže.

Zpět na hlavní stránku